MusicMedia

„Amíg a muzsika szól, a világ is sokkal szebb.”

Backstage Book: Süli András - Koncert a nulláról

A Backstage Book sorozat következő tanulmányában Süli András (Campus Fesztivál, Nagyerdei Víztorony) ad útmutatást a koncertszervezés fogadói oldaláról.

Süli András: Koncert a nulláról - Szervezői-promóteri munka a fogadó oldalon

Virtualizálódás, megváltozott fogyasztói szokások ide vagy oda, a zeneipar elképzelhetetlen koncertek nélkül. A vonatkozó kutatás szerint Magyarországon 2017-ben több mint 44 ezer élőzenei fellépésre került sor. Koncert és koncert között természetesen óriási különbségek vannak, nehéz összehasonlítani egy jelképes költségvetésű, néhány rajongó előtt adott underground pincekoncertet egy ezres vagy tízezres nagyságrendű közönséget vonzó aréna- vagy stadionkoncerttel vagy éppen egy fesztiválfellépéssel.

Ez a fejezet mégis arra tesz kísérletet, hogy bemutasson egy működési modellt, amely sorvezetőként szolgálhat különböző típusú és méretű élőzenei események megszervezéséhez – méghozzá a fogadói oldalról, tehát a helyszíni koncertszervező szempontjából megközelítve. Mivel a legtöbb koncertet fesztiválok keretében (37 százalék) vagy állandó koncerthelyszínen, zenés klubban (21 százalék) adják, elsősorban erre a két koncerttípusra fókuszálunk, kiemelve a legfontosabb eltéréseket, különbségeket is.

I. A gondolattól a megállapodásig

1. A motiváció – avagy miért szervezünk koncertet

Talán ritkán gondolunk bele, de rengeteg különböző helyzet lehet, amelynek eredményeképpen egy élőzenei produkció meghívása felmerül. Egy zenei profillal rendelkező klub, közösségi tér, vendéglátóhely állandó koncertszervezője a helyi adottságoknak, a befogadóképességnek, a lokális felvevőpiacnak és az anyagi lehetőségeknek megfelelő számú koncertet
szervez minden évben. Ugyanezt teszi egy zenei fesztivál programfelelőse is, hiszen a színpadokon rendelkezésre álló idősávokat fel kell tölteni zenei előadókkal. Ebben a két esetben a teljes évadra vagy a teljes fesztiválra vonatkozó koherens programkoncepciót kell összeállítani, amelyhez számos tényezőt figyelembe kell venni.

Kisebb rendszerességgel, de a különböző művelődési központok, önkormányzati vagy egyházi fenntartású közösségi házak munkatársai is meghívnak könnyűzenei előadókat intézményükbe, vagy – jellemzően ingyenes – települési eseményekre. Főként a kisebb településeken gyakran ez az egyetlen lehetőség az élőzene megjelenítésére. Előfordulhat, hogy egy céges vagy magánrendezvény (pl. esküvő) zeneiparban nem jártas szervezője kér segítséget egy élőzenei produkció lekötésében egy tapasztalt koncertszervezőtől.

Végül, de nem utolsósorban előfordulhat, hogy egyébként a zenei szakmán kívüliként, valamilyen öntevékeny, alulról szerveződő közösség tagjaként a közös motivációtól vezérelve vagy mondjuk egy pályázati forrásból finanszírozott civil projekt részeként valósulnak meg élőzenei koncertek. Bárhonnan is jön a motiváció, a cél ugyanaz: a koncertet követően mind a közönség, mind a fellépő – és természetesen a szervező is – elégedetten, pozitív élményekkel gazdagodva távozzon. E cél eléréséhez pedig az szükséges, hogy következetesen és lelkiismeretesen megvalósuljanak a szervezési, előkészítési és megvalósítási folyamat
lépései annak érdekében, hogy „profi” promóterek működjenek a különböző kulturális színtereken – a szónak kevésbé az egzisztenciális, sokkal inkább a minőséget jelző értelmében.

2. A produkció kiválasztása

Az, hogy egy adott helyszínen – fesztivál esetében egy adott idősávban – ki lesz a fellépő, mely zenekart, produkciót köt le egy szervező, számos objektív és szubjektív tényező együttes mérlegelésével alakul ki. Természetesen vannak helyzetek, amikor a megbízás egy konkrét zenekar meghívására irányul, ebben az esetben a kreatív tervezési folyamat kimarad a koncertszervező részéről. Az esetek döntő többségében azonban a szervezőre hárul ez a feladat. A kiválasztás során a szóba jöhető szempontok listája szinte végtelen, az alábbiakban vázlatos áttekintést adunk a legfontosabbakról:

 
3. A megállapodástól a szerződésig

Ahhoz, hogy a szervezői szándékból valós megállapodás legyen, meg kell keresni a megfelelő személyt, akivel egyeztetni tudunk a továbbiakról. A kiválasztott produkciót jellemzően a mellette dolgozó menedzsment képviseli, az induló, feltörekvő zenekarok körében azonban még mindig gyakori, hogy a menedzsmentfeladatokat is maguk a zenészek, a zenekar valamely
tagja látja el. Külföldi zenekarnál az esetek döntő többségében egy ún. bookingügynökkel kell felvenni a kapcsolatot. Az elérhetőségeket általában megtaláljuk a zenekar online felületein, külföldi előadók esetében viszont előfordul, hogy az őket képviselő ügynök személyének a kiderítése alaposabb nyomozást kíván.

Mindezek után a koncert létrejöttének sarokpontjai a következők: az időpontban, a helyszínben (fesztivál esetén a színpadban), az alapvető produkciós körülményekben (erről lásd később) és a pénzügyi feltételekben történő megállapodás. Mivel ez a kiadvány a hazai zeneipar számára készül, itt csak röviden térnénk ki a külföldi zenekarok szerződtetésére, amely néhány kivételtől eltekintve csak a nagyobb budapesti klubokat és a nemzetközi dimenzióban is gondolkodó fesztiválokat érinti ma Magyarországon. Ezeknél a produkcióknál a bookingügynöknél először arra kell rákérdeznünk, hogy egyáltalán elérhető-e a produkció (tervez-e turnét
az előadó abban az időszakban; nyitott-e arra, hogy az adott régióban koncertezzen; szabad-e még a kért időpont). Pozitív válasz esetén pénzügyi ajánlatot teszünk – jellemzően egy úgynevezett offer sheet formájában. Ezt követően az ajánlat és az egyéb körülmények ismeretében a bookingügynök dönt róla, hogy a zenekar menedzsmentje felé kommunikált turnévagy koncerttervbe be tudja-e venni az ajánlatunkat.

Visszatérve a hazai zenekarokkal történő megállapodás sarokpontjaira, az alábbiakat érdemes szem előtt tartani:

  1. fesztiválok, céges vagy magánrendezvények, állami, önkormányzati vagy egyházi rendezvények esetén szinte kizárólag ún. fix tiszteletdíjról, azaz előre pontosan meghatározott összegű díjazásról lehet szó;
  2. klubkoncertek esetén gyakori az ún. „kapuzás”, amikor a fellépő a belépőjegyekből bejövő nettó bevétel megállapodás szerinti százalékát kapja meg;
  3. léteznek hibrid megoldások is, ahol a két altípus elemei keverednek. Előfordul például a pályázati támogatásból rendezett koncerteknél, hogy a belépőből kapott százalékon felül a fellépőnek előre meghatározott összegű kiegészítés jár, de arra is van példa, hogy a szervező és a zenekar közötti megállapodásban egy meghatározott vendégszám eléréséig fix a gázsi, afölött viszont belépőjegy-arányos juttatás szerepel.

Az alapvető részletekre kiterjedő megállapodás lehetővé teszi, hogy a felek között létrejöjjön a fellépés jogi alapját jelentő megbízási szerződés. A megbízási szerződés a Polgári Törvénykönyv szerint szóban is érvényes lehet, de mindenképpen érdemes az írásbeliségre törekedni, komolyabb pénzmozgással járó koncertek esetén pedig egész egyszerűen felelőtlenség nem így eljárni. Hasznos, ha van egy szerződésmintánk, de arra is van példa, hogy a fellépő ragaszkodik a sajátjához. A szerződés legfontosabb elemei a következők:

A szerződésnek professzionálisan működő zenekarok esetében jellemzően elválaszthatatlan része az ún. rider, amelyről még lesz szó, és az abban foglaltak betartására a koncertszervező a szerződés aláírásával kötelezettséget vállal. Lényeges, hogy a magasabb díjazású produkciók esetében a szerződés gyakran előlegfizetést ír elő, azaz a tiszteletdíj egy részét a szerződés aláírásával egyidejűleg vagy azt követően, szűk határidőn belül ki kell fizetni a Megbízott részére. 

II. Mi történik a koncert napjáig – Az előkészítés

Miután a megbízási szerződést mindkét fél aláírta, a koncertet gyakorlatilag véglegesítettük. Ezután megkezdhetjük az operatív előkészítést, angol szakszóval elindul az advancing folyamata. A folyamat két kiemelten fontos dokumentumra épül, az egyik a zenekar, illetve annak menedzsmentje által rendelkezésre bocsájtott rider, a másik pedig az egyeztetés során, a felek közös munkája alapján kialakított menetrend, amelyben percre pontosan megtervezzük a koncert napjának legfontosabb történéseit és amely alapján a zenekar menedzsmentje, jellemzően turnémenedzsere el tudja készíteni a zenekar számára az úgynevezett itinert.

A dokumentumok kölcsönös átadása és az ezekkel kapcsolatos kommunikáció csak egy részét teszi ki a helyi koncertszervező feladatainak a megállapodás és a koncert napja közötti időszakban. Az alábbiakban a teljességre minél inkább törekedve megpróbáltunk egy listát készíteni az advancing során felmerülő teendőkről.

Fontos alapelv, hogy szükség szerint minden érintett a lehető legtöbb információ birtokában legyen, ezért célszerű az advancing során történő e-mail formájú kommunikációba valamennyi olyan szereplőt bekapcsolni, aki a helyszíni lebonyolításban részt vesz majd. Arra azonban ügyelni kell, hogy a fellépővel kötött megállapodás egyes elemei üzleti titok tárgyát képezhetik – a tiszteletdíjat kezeljük bizalmasan, semmiképp ne kerüljön a többi zenekar vagy a technikai személyzet tudtára, elegendő, ha
a helyszíni kifizetést vagy a teljesítés igazolását végző kolléga tud róla.

III. A koncert napja

1. „Sika, kasza, léc”

Lelkiismeretes és alapos előkészítési fázis után a koncert napja jó esélylyel gördülékenyen, mosolyogva telik majd és valamennyi érintett elégedetten távozik a helyszínről. Természetesen – mint az élet valamennyi más területén – itt is előfordulhat, hogy közbejön valami váratlan esemény. A szakmai rutin és a jó kommunikációs készség segíthet az előre nem látható nehézségeket is áthidalni.

A legfontosabb, hogy a lehetőségekhez képest a legjobb csapattal vágjunk neki a koncert napjának. A helyszíni személyzet ilyenkor a koncertszervező „front office”-a és számos esetben előfordulhat, hogy ő maga személyesen nincs is jelen a helyszínen, vagy legalábbis nincs ott egész nap a zenekar érkezésétől a távozásáig. Egy többhelyszínes fesztiválon vagy egy napi, heti rendszerességgel működő klubban ez szinte természetes. A lényeg, hogy bárki is van jelen szervezői oldalról, a mosoly, a kedvesség, a közvetlenség, a konstruktív problémamegoldásra törekvés és a készséges, de határozott hozzáállás sokban hozzájárul ahhoz, hogy a zenekar jól érezze magát és így a közönség számára is emlékezetes koncertet adjon.

A lebonyolítás kulcsfigurája a helyszíni rendezvényügyeletes, fesztivál vagy összetettebb önálló koncert esetén a színpadmester. A lebonyolítás teljes ideje alatt talpraesetten, határozott fellépéssel kell megoldania a felmerülő problémákat – ebben természetesen az is benne van, hogy a zenekar esetleges előre nem ismert kérései egyáltalán nem biztos, hogy minden esetben teljesíthetők racionális keretek között. Kisebb léptékű koncertek esetén gyakori, hogy a rendezvényen ezt a szerepet
maga a koncertszervező, a helyszíni promóter tölti be.

A kapunyitás pillanatától, sőt akár már azt megelőzőleg a helyszínen nem csupán a zenekar, de a közönség felé is megfelelő módon kell kommunikálnia a szervezőknek. A személyzetről írtak természetesen a közönséggel kapcsolatban lévő kollégákra – a jegyszedőkre, a biztonsági őrökre, adott esetben a ruhatárosokra és pultosokra, esetleges merchandise árusítókra is – vonatkoznak. Fontos, hogy a rendezvény menetével kapcsolatos alapvető információkkal a személyzet is tisztában legyen, a közönség ugyanis gyakran tőlük kérdez. Nem árt felkészülni arra is, hogy ha bármilyen változást kell kommunikálni a közönség
irányába, az milyen csatornákon lehetséges. Ha például a meghirdetettnél később kezdődik egy koncert, vagy valamely zenekar produkciója elmarad, a lehető legrövidebb időn belül a helyszínen tartózkodókat és az indulni készülőket egyaránt tájékoztatni kell – előbbieket a helyszínen kiragasztott feliratokkal, kivetítőn vagy LED-falon, esetleg a színpadról hangosan bemondva; utóbbiakat az online és social media felületeinken, így különösen az adott koncert Facebook-eseményében. Optimális esetben az előzetes menetrendben foglaltak szerinti időpontban a zenekar színpadra áll és megkezdi a koncertet.

Nagyon fontos, hogy a koncertszervező is jól érezheti magát a helyszínen (sőt!), azonban egy dolgot szem előtt kell tartania: semmilyen körülmények között ne felejtse el, hogy felelős a koncert zavartalan lebonyolításáért. Ez utóbbi még akkor is igaz, ha formailag a hatóságok felé az adott estén nem ő a kijelölt rendezvényfelelős. A koncertekre, a zenés-táncos rendezvényekre vonatkozólag a létszámtól függően számos szigorú jogi rendelkezés van hatályban, ezek betartásán túl is a jelenlévők biztonsága
a legfontosabb, mindent felülíró szempont, legyen szó ötven- vagy épp tízezer fős rendezvényről.

A koncert befejezésének időpontját tekintve gyakran merül fel a kérdés: mennyire lehet rugalmas a szervező, ha a közönség hangosan követeli a további ráadást. Itt két fő szabály van: muszáj szigorúnak és következetesnek lenni, ha valamilyen külső szabályozás (pl. csendrendelet) van hatályban a rendezvény helyszínén, valamint ugyancsak ez a követendő, ha a csúszás a később következő fellépő érdekeit sérti. Egyéb esetekben a szervezőre van bízva, hogy továbbengedi-e a show-t. Az utolsó akkorddal természetesen a helyszíni teendők korántsem érnek véget, a feladatok egészen addig tartanak, amíg a zenekar és
a személyzet többi tagja is távozik a helyszínről.

Nagyobb produkciók esetén az elszámolás ma már jellemzően nem a helyszínen történik, hiszen a jegybevétel jelentős része online keletkezett, továbbá a fellépő tiszteletdíjának rendezését is banki átutalással intézik. Ettől függetlenül fontos
formai követelmény a teljesítés igazolása, főként nagyobb rendezvények esetén. Fesztiválokon ennek formátuma jellemzően az ún. pódiumkártya.

A helyszínen szükséges papírmunka mellett a lehetőségeinkhez képest segítsük a zenekar elpakolását. A szervező érdeke is, hogy minél hamarabb túl legyen a teendőkön, átadva a helyet a pihenésnek – vagy a közös mulatásnak.

2. Még nincs vége

A koncert napja után jöhetne a pihenés – erre azonban sokszor egyáltalán nincs lehetőség. Nemcsak azért, mert közeledik a következő esemény, hanem azért is, mert rendszerint maradnak feladatok a már megvalósult koncerttel kapcsolatban is. Dióhéjban ezek a következők:

Végül, de nem utolsósorban: nagyon jó gesztus lehet egy köszönőlevél a közreműködőknek, amellyel szimbolikusan is lezárul az adott koncerttel kapcsolatos közös munka – egyben gyakran meg is nyílik az ajtót a következő együttműködés előtt.
 
Fogalmak
Advancing: A koncert előkészítésének operatív része, amely a deal megkötése után történik. Ekkor a koncert lebonyolításával kapcsolatos öszszes operatív részletet egyeztetik.

Backline: A színpadon használt alaperősítőket, dobfelszerelést, ritkábbesetben konkrét hangszereket (például billentyűs hangszert, nagybőgőt) foglalja magában, amelyek a zenészek személyes használatára szolgálnak.

Bookingügynök: A bookingügynökségek feladata kifejezetten a képviselt zenei előadó értékesítése az élőzenei piacon, a beérkező ajánlatok alapján turnétervek készítése. A bookingügynök által javasolt koncertfelkérésekre a végleges áment a zenekarok / produkciók menedzsmentje mondja ki.

Deal: Pénzügyi megállapodás a produkció és a koncertszervező között, többféle típusa létezik: fix tiszteletdíj, „kapuzás”, amikor a fellépő a belépőjegyekből bejövő nettó bevétel megállapodás szerinti százalékát kapja meg, továbbá léteznek ezek kombinációjából létrejövő hibrid megállapodások is.

Hospitality: A ridernek az a része, amely nem a technikai részletekről szól. Ebben jelzi a fellépő menedzsmentje, hogy milyen ételeket, italokat, egyéb eszközöket, kellékeket (pl. törölköző, tükör), hány darab és milyen módon felszerelt öltözőhelyiséget és milyen egyéb szolgáltatásokat (pl. szállás, városon belüli fuvar stb.) igényel a zenekar számára.

Itiner: A menedzser vagy a turnémenedzser készíti a zenekar számára az úgynevezett itinert, azaz az utazási tervet.

Megbízási szerződés: A fellépés jogi alapját jelenti a megbízási szerződés, amelyben megbízói oldalon a koncertszervező vagy az általa képviselt gazdasági társaság, illetve intézmény szerepel, a megbízotti oldalon pedig a zenekart képviselő jogi személyt találjuk – ez lehet a zenekar valamely tagja vagy menedzsere egyéni vállalkozóként, illetve a zenekart képviselő menedzsment cég mint gazdasági társaság, ritkább esetben mint egyesület, alapítvány.

Menetrend/timing: A koncert napjának pontos helyszíni menetrendje, amely magában foglalja azt az információs csomagot, amely alapján a fellépő is el tudja készíteni a saját itinerét. Az információs csomag tartalmazza:

Offer sheet: Külföldi fellépő számára az az ajánlat, amelyben nemcsak az ajánlott tiszteletdíjat, hanem emellett az egyéb juttatásokat, szolgáltatásokat, valamint a koncert szinte összes produkciós feltételét (idősáv, színpad adottságai, további fellépők, befogadóképesség, megközelítés, ajándéktárgyak árusítása stb.) fel kell tüntetni.

Pódiumkártya: Fesztiválokon, nagyobb rendezvényeken használt dokumentum, amelyen a színpadmester igazolja, hogy a fellépés a szerződésnek megfelelően megtörtént.

Promóter: A szó angol jelentéséből kiindulva eredetileg azt a személyt jelöli, aki egy adott koncert széles nyilvánossághoz történő eljuttatásáért felelős. A zeneiparban azonban átalakult a jelentése és azt a helyhez kötötten dolgozó vagy független szervezőt jelöli, aki fogadói oldalról megköti a megállapodást a fellépővel (illetve annak menedzsmentjével vagy ügynökével).

Rendezvényügyeletes/színpadmester: Folyamatosan a helyszínen tartozkodó személy, akinek a feladata figyelemmel kísérni, hogy teljesülnek-e az előzetesen rögzített menetrendben foglaltak, tartják-e magukat a közreműködők a megbeszélt időpontokhoz. Ugyancsak felel azért, hogy a rider, illetve az arra vonatkozó megegyezés szerinti catering, öltöző,
egyéb kellékek időben rendelkezésre álljanak és a technikai személyzet is időben és felkészülten jelenjen meg a helyszínen.

Rider: Az a dokumentum, amely tartalmazza a produkcióval kapcsolatos összes részletes technikai követelményt, valamint gyakran szerepelnek benne az öltözőkkel, vendéglátással, egyéb kellékekkel, esetleges szállással kapcsolatos további igények is. 

-----------------
 
Süli András

Eredetileg jogász és szociológus, 2007 óta a zene és a kultúra a hivatása. A könnyűzene mellett összművészeti programokkal és nemzetközi kulturális projektekkel is foglalkozik. 2015 óta a debreceni Campus Fesztivál programigazgatója, valamint a Nagyerdei Víztorony klubprogramjainak szervezője. A Sofar Sounds Debrecen sorozat, valamint a PusztaHang platform alapítója, a Debrecen 2023 EKF pályázat egyik alkotója. A Hangfoglaló Programban szakértőként, mentorként, zsűritagként dolgozik,
2019-ben elkészítette Debrecen első zenei koncepcióját.


2020. július 1. 13:37

Minden jog fenntartva. 2020 - Instrument Reklám/MUSICMEDIA