MusicMedia

„Amíg a muzsika szól, a világ is sokkal szebb.”

Backstage Book: Boross Zoltán - A koncertszervezésről

A Hangfoglaló Program Könnyűzenei Menedzserképzést Támogató Alprogramja februárban publikálta első tanulmánykötetét, Az ötödik tag, a menedzser címmel. A kötet elérhető fizikai formában a Hangfoglaló Program rendezvényein - különös tekintettel a Backstage sorozatra, de a járványhelyzetre tekintettel április óta esszék formájában hétről-hétre publikáljuk az írásokat. A sorban az utolsó Boross Zoltán szövege, amely a koncertszervezés alapjait mutataj be.

Boross Zoltán: Koncertszervezés és -lebonyolítás elméletben és gyakorlatban

I. Bevezetés

A 21. században gyökeresen átalakult a zeneipar működése, amelynek a gyakorlatban számos eredménye volt – a legfontosabb talán az, hogy jelentős mértékben megnőtt az élő fellépések fontossága és a bevételek aránya a rögzített zene kereskedelmével szemben. Részben ezzel összefüggésben megugrott a fesztiválok száma nemcsak világszerte, hanem Magyarországon is.
Egyre több, korábban elsősorban a rádiókra és a lemezeladásra koncentráló produkció kezdte járni az ország klubjait és rendezvényeit, emellett pedig a zenealkotás demokratizálódásának eredményeként minden korábbinál több amatőr, feltörekvő zenekar próbálkozik a közönségteremtéssel élő fellépéseken. A legtöbb ilyen formáció a gyakorlatban, akár saját kárára tanulja meg a koncertezéssel kapcsolatos nehézségeket.

Az alábbi tanulmány azt célozza meg, hogy a hasonló cipőben járó előadóknak segítsen az indulásban, az alapfogalmak tisztázásában, az első koncertek megszervezésében és lehetőleg minél eredményesebb megvalósításában.

II. Booking

Koncertet kezdetben a zenekar maga, pontosabban egy-egy agilisabb, esetleg nagyobb ismeretségi körrel bíró tagja szervez. Ez a DIY (Do It Yourself) módszer, amellyel egyes zenei szcénák (pl. a punk, hardcore színtér) előadói szívesen élnek pályájuk későbbi szakaszában is. Más esetben a zenekarral közösen dolgozik egy menedzser, aki magára vállalja a szervezéssel járó feladatokat. Az igazán profi(n működő) produkciók körül pedig teljes stáb dolgozik, ahol elkülönül a menedzser, a koncertszervező (booker), a turnémenedzser (fellépést lebonyolító) és a kiegészítő stábtagok (fotós, sofőr, pénzügyes stb.) feladatköre.

Felmerülhet a kérdés, hogy miért jó a zenekarnak pályája bármely pontján ennyi embert alkalmazni. A rövid válasz az, hogy ideális esetben a zenésznek csak arra kell koncentrálnia, ami a feladata, vagyis az, hogy zenét alkosson, és azt legjobb tudása szerint előadja a közönségnek. Emellett pedig a menedzsment körébe tartozó szakemberek a legtöbb esetben több rutinnal, ismerettel és nem utolsósorban kapcsolati tőkével bírnak a zenekar tagjainál, így hatékonyabban tudják segíteni a formációt.
A koncertek gyakorlati megszervezésénél a legelső kérdés, amit minden formációnak fel kell tennie önmaga számára az, hogy miért és hol szeretne koncertezni. A válasz nem mindig magától értetődő. Érdemes lehet abból a szempontból megközelíteni a kérdést, hogy a koncert önmagában ne cél, hanem eszköz legyen. Mit is jelent ez a gyakorlatban?

Nem szerencsés egy olyan városba fellépést lekötni, ahol semmi nem indokolja azt. Ha a produkciónak nincsenek adatai arról, hogy pl. a helyi rádió rotációban játssza a dalaikat, vagy a közösségi média felületeken kimutatható számú helyi rajongó van, esetleg korábban volt sikeres koncert, akkor sokkal nehezebb értelmezhető számú közönséget bevonzani. 

A következő dilemma, ami felmerülhet, az időpont. Ez a formától jelentősen függ: klubokba elsősorban szeptember és május, de inkább október és április között érdemes menni. Fő szabály szerint hétvégén, de pl. az egyetemi klubokban a hétköznapok is jól, sőt gyakran jobban tudnak működni. Fesztiválokra, települési rendezvényekre április és október között lehet jelentkezni, egyetemi gólyabálokra ősszel, céges rendezvényekre pedig bármikor. Ugyanakkor településtől és időszaktól független, hogy a nemzeti ünnepek és a munkaszüneti napok jelentős mértékben befolyásolhatják a koncertlátogatók számát, mind pró mind kontra értelemben. Azzal nem árt számolni, hogy a hosszú hétvégéken sokan elutaznak, ezért az ilyen alkalmakkal óvatosan kell bánni. Továbbá fontos elkerülni az egymásra szervezést, ami azt jelenti, hogy ha az adott településen a kinézett dátumon már van koncert, főleg ha stílusban is hasonló, akkor érdemes átgondolni az időpontot.

Nem mindegy az sem, hogy a produkció kivel lép fel, hiszen kezdő zenekarok ritkán adnak önálló koncertet. Társfellépőt számos módon szerezhet egy produkció, talán a legjellemzőbb, amikor egy sikeresebb zenekar vendégeként kap lehetőséget egy induló formáció. Ebben az esetben természetesen nem lehet partneri viszonyról beszélni, mert az előzenekarnak alkalmazkodnia kell mindenben a főzenekarhoz, és értelemszerűen az anyagiak terén is a főzenekar érdekeinek megfelelően történik az osztozkodás. Ennél egy fokkal kényelmesebb helyzet, ha olyan, hasonló méretű produkcióval, esetleg baráti zenekarral valósul meg egy közös koncert, akikkel partneri, egyenjogú viszony alakulhat ki. Külföldi fellépések esetén bevett gyakorlat a kölcsönös meghívás; a zenekar fellépést biztosít egy külföldi produkció számára, majd amikor az adott országba látogat, a helyi partner zenekar vendégeként koncertezik. 

Nem szabad megfeledkezni a jegyárról sem, ami sokszor komoly fejtörést tud okozni. Ha túl drága, azzal csökkentjük a résztvevők számát, ám ha túl alacsony, annak negatív üzenete van a produkció minőségét illetően.

A fentiekből ugyanakkor egyértelműen kirajzolódik, hogy a koncertszervezésnek és -lebonyolításnak az egyik legfontosabb alapja a kapcsolati háló. Nagyon sokat tud segíteni, ha nem szükséges az ún. „hideghívásokat” megejteni; számos szervezőt nehéz elérni telefonon, a kezdő zenekarok vagy menedzserek által küldött e-mailek esetében pedig az a realitás, hogy tízből jó esetben egyre, kettőre érkezik válasz. Amenynyiben korábban személyesen volt alkalma a zenekarnak vagy a menedzsernek bemutatkozni a szervezőnek, vagy esetleg ismeretségi, baráti viszony is kialakult, könnyebb lesz a megkeresés és a közös munka.

Jelen felsorolás végére került, de egyáltalán nem elhanyagolható tényező az, hogy a menedzser által képviselt produkció milyen stílusú zenét játszik. Egy hiphopduó számára értelemszerűen könnyebb (lehet) fellépést szervezni, és ezt nem a műfaj népszerűsége, hanem a technikai igények alacsonyabb szintje indokolja (színpadméret, backline stb.). Amennyiben az együttes hatfős és szimfonikus zenekar is fellép velük, a turnélehetőségek korlátozottabbak. 

III. Pénzügyek

Ha a fentieken sikerült túljutni, összeállt a rider, megvan a kapcsolat, a menedzser elérte a szervezőt, sőt a dátumot is egyeztették, következik a fellépés pénzügyi része, vagyis a deal. Jelen írás keretei szűkebbek annál, hogy ebbe érdemben bele tudjunk menni, ezért álljon itt néhány személyes jó tanács a szerzőtől.

Sajnos sokszor nem reális az az elvárás, hogy egy kevéssé ismert, pályakezdő zenekar nullára, esetleg nyereségesre ki tudja hozni a fellépéseit a kezdeti, más néven befektetési szakaszban. Továbbá amennyiben sikerült egy-egy jobb lehetőséget megszerezni, és bevételhez (nyereséghez) jut a zenekar, azt sem érdemes kivenni, sokkal indokoltabb visszaforgatni a működésbe, egy következő buszbérlésbe, stúdióidőbe vagy akár gitárhúrba. Ezzel együtt nem szégyen hozzájárulást kérni akár a klubtól, akár a főzenekartól, hiszen nem szabad elfelejtenünk, hogy a produkció minden tagja és közreműködője a saját
idejét, energiáját és egyéb forrásait áldozza a működésre. Ráadásul az a zenekar, amely nem rendelkezik bevételekkel, nehezen tud egyről a kettőre jutni. Ugyanakkor a fellépés pénzügyi tervezése nem csak a kiadások és a lehetséges tiszteletdíj kettőséből áll. A Nemzeti Kulturális Alapnál több kollégiumhoz is lehet pályázni támogatásért. Feltörekvő zenekarok elsősorban a Hangfoglaló Kollégiumhoz tudnak fordulni, de a Könnyűzenei Kollégiumnál is lehet forrásokat szerezni. Ezekkel a pénzekkel pontosan el kell számolni, és a pályázati időszakban a támogatás tényét minden felületen meg kell jeleníteni.

Továbbgondolva a pénzügyi tervezést, érdemes a költségtervezésbe belekalkulálni azokat a fix költségeket is, amelyek nem egy-egy konkrét koncerthez, hanem a turné egészéhez kapcsolódnak, pl. a marketing, PR, hirdetések stb. Vannak olyan tételek, amelyeket minden fellépés esetén, bevételtől függetlenül, ki kell fizetni, ilyen a busz vagy a stáb, és nem szabad elfelejteni azt sem, hogy hosszabb/külföldi turnék esetén napidíjat is kell fizetni a crew-tagoknak. A kezdeti időszakban a legnagyobb tétel
ugyanakkor jellemzően az utazás, és itt is érdemes előre alaposan átgondolni a részleteket.

Többzenekaros fellépés esetén megfontolandó a közös busz vagy az ideális üzemméret figyelembevétele a szervezés során.
A leggyakoribb a kilencfős busz, az ennél nagyobb járművek bérlése jóval többe kerül, de adott esetben még mindig olcsóbb, mint két busz igénybevétele. Külföldi fellépés esetén számolni kell az esetlegesen felmerülő vízumok, helyi adók, egyéb tételek okozta plusz kiadásokkal, és természetesen azzal is, hogy az útlevél a buszban és ne az otthoni fiókban legyen.

A pénzügyi tervezés leghatékonyabb eszköze a táblázatkezelő, minimum alapszintű kezelése nélkülözhetetlen készség. A rutinosabbak pedig olyan sztenderdizált táblázatokat állítanak össze, amelyek képletek segítségével számolnak, így csak a változó összegeket kell módosítani. Mindezek alapján le kell szögezni: az, hogy mikor mennyi pénzt lehet elkérni egy fellépésért, nagyon sok tényezőtől függ, és konkrét tények ismerete nélkül gyakorlatilag lehetetlen univerzális igazságokat megfogalmazni. Érdemes átgondolni, hogy mikor, min spórol a produkció, amit egy példával lehet a legjobban érzékeltetni. Ha a zenekar fellépési lehetőséget kap egy komoly vidéki fesztiválon, lehet érkezni szülői segítséggel, három személyautóban és több etapban, ugyanakkor minden bizonnyal jobb és profibb képet fest a zenekarról, ha közösen szállnak ki a buszból, időben és munkára készen.

Végezetül mindig, minden esetben készüljön megbízási szerződés. Legalább egy rövid, az alapvető tényeket, kölcsönös felelősségi köröket és elvárásokat rögzítő dokumentum szignálása senkinek nem jelenthet hátrányt. Amelyik szervező ettől teljes mértékben elzárkózik, azt érdemes komoly fenntartásokkal kezelni.

IV. Lebonyolítás

A fellépés anyagi részletei után két fontos feladat marad: a promóció és a lebonyolítás. A promóció annyira összetett és külön ismereteket igénylő feladat, hogy ennek a fejezetnek a keretei közé nem fér a részletes kifejtése, ám nem elvárható sem önmagában a befogadó féltől, sem a zenekartól, hogy egyedül végezze a fellépés kommunikációját, ennek ideális esetben közösen, összehangoltan kell történnie.

A lebonyolítás első része – természetesen a deal és az időpont fixálása után – a releváns dokumentumok cseréje, ami akár hónapokkal a fellépés előtt megvalósulhat. A zenekar elküldi a riderét, a műsorközlőt, esetleg külön a hospitality (catering) riderét, a helyszín pedig a saját műszaki leírását, továbbá felmerülhet engedélyek, tanúsítványok és egyéb dokumentumok bekérése is.
Az összes szükséges információ birtokában és miután minden kérdés tisztázódott a szervezővel, a finisbe értek a szervezési feladatok.

Ezen a ponton érdemes összeállítani a vonatkozó itinert, és azt megosztani a fellépőkkel és a stábbal. Amennyiben ez releváns, össze kell kötni az érdekelt feleket, így például szerencsés, ha a zenekar hangmérnöke előzetesen egyeztet a helyszín rezidens hangtechnikusával annak érdekében, hogy ne kelljen rögtönözni az esetleges félreértések miatt. A fellépést megelőző napon érdemes felhívni minden utazó személyt, és emlékeztetni őket a másnapi alapvető időpontokra, különös tekintettel arra, hogy mikor van találkozó. A koncert napján így kevesebb késést kell kezelni, és kezdődhet a bepakolás a buszba. Ezt minden produkció másképp oldja meg, de a kisebb zenekarok, előadók esetében senki nem végzi el ezt a feladatot a zenészek helyett. 

Bepakolás után indulás. Ilyenkor érdemes a kezdeti lendületet minél tovább húzni, és nem az első benzinkútnál megállni, így az időbeosztás is tervezhetőbb lesz (fővárosi zenekarok esetében a városhatár elhagyása nem ritkán ugyanannyi idő, mint amennyit az autópályán tölt a csapat).

Természetesen nincs koncert benzinkút nélkül, a korábban leírtak ellenére sem: főleg fesztiválidőszakban remek találkozások, barátkozások valósulhatnak meg ismerős vagy ismeretlen zenekarokkal a megállóknál. Az utazást követően, amennyiben időben a helyszínre érkezett a produkció, az első és legfontosabb teendő a helyszín felmérése abból a szempontból, hogy koncertre alkalmas-e, illetve a kiegészítő facilitások (öltöző, mosdó stb.) az elvárt minőségűek-e. Ilyenkor a legfontosabb szempont az emberélet védelme és a balesetek elkerülése, ezért meg kell győződnünk arról, hogy sem a zenekart és stábját, sem a közönséget nem fenyegeti érdemi, mulasztásból vagy figyelmetlenségből fakadó veszély: földeltek-e a vezetékek, jól össze van-e rakva a színpad előtti kordon, jól látható-e sötétben is a színpadra vezető lépcső, stb. Ezt követi a gyors kipakolás, az öltöző elfoglalása, a bemutatkozás a vendéglátónak, esetleg egy közös ital elfogyasztása, ami alkalmat adhat az utolsó körös egyeztetésre, a timing véglegesítésére, nyitott kérdések tisztázására. Érdemes lehet a végleges menetrendet a zenekari öltözőben, jól látható helyen és betűmérettel kihelyezni, hogy minél jobban rögzüljön a fellépőkben. Győződjünk meg arról is, hogy van-e elvárt és egyeztetett catering az öltözőben, vagy ha ilyen esetleg nincsen, hol vannak a környéken boltok, éttermek, egyéb lehetőségek.

Amennyiben színpadot kapott a zenekar, tehát a színpadmester vagy a szervező átadta használatra a fellépés helyszínét, minél gyorsabban érdemes felrakni a hangszereket (vagy a backline-t saját elvárás szerint elrendezni), installálni az esetleges saját extra fény- és hangtechnikát, dekorációt és más hozott holmit. Amint a zenekar elkezdte a hangbeállást, következhet a merch (zenekari pólók, CD-k, egyéb márkázott termékek) kihelyezése, illetve a sajtó részéről felmerülő megkeresések (interjúk, fotózás stb.) egyeztetése.

Ezek után – ha eddig nem történt meg – véglegesíteni kell a fogadó fél felé a vendéglistát, továbbá egyeztetni minden további kérdést, ideértve a szállást, a vendég-, előzenekart, a jegyszedés részleteit, illetve bármit, ami felmerül.

Ekkor kezdődhet el az est lényege, a koncert, ezalatt a zenekari lebonyolító szeme „mindig a pályán” kell hogy legyen. Folyamatosan meg kell győződnie arról, hogy a zenekar biztonságosan tud koncertezni, a közönség pedig biztonságosan tud szórakozni, és semmilyen technikai probléma nem akadályozza a zenélést. Végezetül ha lement a fellépés, elhalt a visszataps és a zenészek az öltözőben fújják ki magukat, a menedzser még mindig nem pihenhet meg. Fesztivál esetén megkapjuk az ún. pódiumkártyát, ami igazolja, hogy a fellépés a megbeszéltek szerint lezajlott. Klubos koncert esetében ilyen nincs, de mindkét verziónál az elszámolás következik. Ez nemcsak a gázsi/bevétel átvételét, hanem a saját stáb kifizetését is jelenti. Fontos ugyanakkor megjegyezni, hogy sok esetben ezek nem készpénzben történnek, és ezért a helyszínen csak a papírmunka hárul feladatként a felekre, az utalás és elszámolás a következő napokra marad. Elengedhetetlen ugyanakkor az információk rögzítése, a koncert dokumentálása is, lehetőleg helyben, így másnap és három év múlva is pontos képünk lesz a fellépés részleteiről.

Innentől már tényleg csak a bepakolás, az elköszönés és a benzinkutakkal tarkított hazajutás van hátra. 

V. Alapszabályok, jó tanácsok

A szigorú tények és elméleti leírás után íme néhány alapszabálynak tekinthető javaslat, illetve pár alapdilemma feloldása.

A fent leírtakból kirajzolódhat az a kép is, hogy a koncertszervezés egy misztikus és nehéz szakma, de ez nem teljesen igaz. Gyakorlással, odafigyeléssel és folyamatos tanulással, önképzéssel egyre jobbá válhatunk ilyen jellegű feladataink során. Van ugyanakkor néhány alaptézis, amit tanulni nem igazán lehet, ezek álljanak itt, zárszóként.

Tisztelet: tiszteljük egymást, a közreműködőket, a helyi biztonsági személyzetet és mindenkit, aki érintett a fellépés lebonyolításában, hiszen a zenekaron túl számos más ember munkája kell egy sikeres bulihoz. A tisztelet tartson ki a fellépés utáni időszakra is.

Empátia: Mindenkinek lehet rossz napja, fejfájása, esetleg elege az életből három intenzív nyári hónap után, támogassuk a kollégákat, és ne nehezítsük meg az életüket.

Határozottság: a zenekar mellett dolgozó szervező nem lehet tétova, tudnia kell döntést hozni, és a döntéseket érvényesíteni, ellenkező esetben nem vehető komolyan. Persze nem árt az sem, hogy szakmailag jó döntéseket hozzon.

Alázat: talán a legfontosabb. Mindegy, hogy 30 vagy 30 000 embernek zenélünk, a világ akkor sem körülöttünk forog, és a nap még mindig keleten kel fel. Mutassunk kellő alázatot a közönség felé, hiszen kifizették a belépőt, és a helyszínre utaztak, nélkülük pedig teljesen fölösleges a zenekar, a promóter, a menedzser és a hangmérnök munkája is.
 
Boross Zoltán

2017 januárja óta a Cseh Tamás Program, majd az év októberétől a Hangfoglaló Program programirodájának vezetője.
2007-ben diplomázott a Nyugat-Magyarországi Egyetemen nemzetközi kapcsolatok szakértőként, és ezzel párhuzamosan az NYME és a Budapesti Corvinus Egyetem közös MA képzésén nemzetközi gazdasági és üzleti kapcsolatok szakértő másoddiplomát szerzett. Dolgozott a kulturális közigazgatásban, 2011 óta aktív a könnyűzenei színtéren mint menedzser, turnémenedzser, színpadmester és szervező.


2020. július 12. 10:38

Minden jog fenntartva. 2020 - Instrument Reklám/MUSICMEDIA